很多人会顾名思义，所谓意见箱就是提“意见”，把自己对公司、对同事及对上司的不满说出来。实际上，这种看法很片面。除了提“意见”，还有提“建议”，即有什么好的点子、想法、做法都可以提。
一、意见箱的使用范围及形式
1. 员工反映问题、抱怨、投诉或建议。（凡是对公司各方面有利的建议及意见均可投递意见）
2. 意见采用实名记或无记名方式投入意见箱。
3. 员工反映问题或投诉时，应真实地反映事实。不得利用意见箱进行辱骂、恐吓造谣等进行人身攻击的不文明行为，一经发现给予严肃处理。、
4. 对于员工的投诉，公司在保密的原则下，将给予严肃认真对待，切实保障员工的正当利益不受侵害。
二、 意见箱的使用及维护
1. 意见箱必须上锁，钥匙交由指定人保管；
2. 意见箱固定每周一上午十点开启，并将箱内所有信件分类登记，将相关意见很反馈给相关部门处理，并对处理情况进行、记录。
3. 相关部门人员在收到意见信后，应立即作有关调查，并将处理结果以适当的方式公布。
三、 对举报重大问题或对公司有利的建议，一经采纳，将给予一定奖励。