越来越多的视频会议系统在提高工作效率,增强协作能力,降低公务成本的优势使其正成为政府部门和各行业信息交流,传递的重要手段.从2004年开始,许多政府机关和大中型企业开始将视频会议系统向三,四级城市扩展.这种发展趋势首先得益于宽带网络的发展,宽带网络越来越普及,一些地市,县,乡镇的网络宽带环境已经接近大型中心城市,这使得在三,四级市场上提供低成本,高质量,专业化的视频会议服务成为可能.同时,电子政务和企业信息化的迅速推进和一些行业一,二级市场视讯系统的成功应用也在加速视频会议市场向三四级城市扩展。资料显示，在这种平民化趋势推动下，整个视频会议市场中政府办公已占全部市场份额的46.6%。而为了改善运营模式、提高工作效率，电信、金融、铁路、电力等行业也在大力发展电视会议系统，他们占据了33.2%的市场份额。
视频会议市场的企业用户逐渐增多，一些企业CIO经常抱怨，传统的视频会议产品太贵，又要用专线或ISDN；软件产品性能很不稳定，使用不方便，兼之繁琐的下载安装步骤和对带宽的较高要求，已不能满足用户的基本需求。用户对灵活性和易用性的关注说明视频会议系统尚需进一步简化操作并提高与其他系统的兼容能力：视频会议系统大多采用分层菜单的方式进行控制，操作还是较为复杂。数据共享是指通过视频会议系统使身处异地的合作者相互了解情况并共享应用（例如电子白板、共享Windows应用等）。随着视频、音频、数据综合网的发展，尤其是在远程教学和远程医疗领域，用户将更加重视数据及应用共享；灵活性对于用户也是非常重要的，在视频通讯领域，会议应用只是其中的一个部分：越来越多的用户希望视频会议系统具有远程教学功能并且能够和办公自动化系统结合起来提高管理质量。