要知道作为一个年会策划演出公司来说，很多企业来找演出公司承接公司年会的时候根本的就不会看内部成员，更加注重的是这个年会策划演出公司里面是不是有实打实的硬件东西，也就是年会策划演出公司有没有年会设备。而一场年会是否成功，年会策划演出公司的舞美设计也很重要，一场年会的成功是以舞台灯光音响的处理是否得当为标志。舞美的灯光不仅要照亮演员，除了让观众看清面部表情神态动作以外，还要合理运用情节的烘托，来增加视觉的立体效果，抚慰观众内心柔软的部分，从而给观众带来极其强烈的感官享受。
对于年会策划演出公司涉及到的年会设备来说，又同时服务于文化产业，每年有大量的年会，年会活动现场灯光音响的作用更是不言而喻，年会现场灯光有时也配合现场特技使用，在年会中灯光的强弱、色彩、照明的分布都对表演有锦上添花的作用，灯光的运动等都具有极强的可塑性与可控性，在中国文化年会行业的繁荣发展极大地拉动了年会策划演出公司的年会设备的需求的同时，中国文化产业自身也在经历不断改革更新的发展阶段中，文化产业更新换代的一个重要方式就是促进文化和科技的相互结合运用，然后进一步提高年会策划产业的核心技术与最先进的装备的补给量，从而进一步的为年会策划演出公司的年会设备服务提供了一个更新的载体。
演出时间的安排
传统习惯主要把演出活动举办的时间选择在吉日，法定节假日，但是演出活动举办当天的气候条件、避开重要纪念日冲突等这些都是需要考虑的。
演出活动的预算
首先，做一个表格把演出活动可能会涉及到的每一项费用都清楚的记录下来，这样可以让演出活动主办方既可以清楚的看到演出活动每每一笔费用，也可以确保在筹备过程中没有任何的疏忽。
写策划书的前期准备：
1、确定大体活动流程：把活动分成几个大块来做。
2、确定时间推进表：安排整体活动工作的进程，拿出详细的时间推进表，对于每一个细化的分工任务都要明确的确定完成时间。
3、根据会员意向确定活动种类、活动方向：可以通过小规模的调查等方式来开展。
4、细化分工，确定详细预案：活动以及活动的前期准备、后期宣传当中应该怎么样去详细的分工，对于每个细化的任务都要分工到负责人，而且要明确任务的要求、要点，并确定活动中每一个细化的板块应该怎么样去作。另外，认为，要明确的就是一个原则：疑人不用，用人不疑。