对于年会策划演出公司涉及到的年会设备来说，又同时服务于文化产业，每年有大量的年会，年会活动现场灯光音响的作用更是不言而喻，年会现场灯光有时也配合现场特技使用，在年会中灯光的强弱、色彩、照明的分布都对表演有锦上添花的作用，灯光的运动等都具有极强的可塑性与可控性，在中国文化年会行业的繁荣发展极大地拉动了年会策划演出公司的年会设备的需求的同时，中国文化产业自身也在经历不断改革更新的发展阶段中，文化产业更新换代的一个重要方式就是促进文化和科技的相互结合运用，然后进一步提高年会策划产业的核心技术与最先进的装备的补给量，从而进一步的为年会策划演出公司的年会设备服务提供了一个更新的载体。
演出场地的确定
一般来说，体育馆的优势是整体具有较好的氛围及空间感，而且体育馆的大空间可以允许大量的演出活动人数，而且配备的相关演出活动现场所需用到的一些硬件设施以及相关的服务人员在一定程度上面来说都比较充分，同时演出活动的举办也不会受到天气的影响。但是各个体育馆的设计也是千差万别，各有不同，最好选用定圆形、长方形的，最好不选选择柱子比较多的体育馆。
１、了解演出活动场地是否有严格的噪音限制。
２、确定演出活动场地可以提前进场布置的时间，确保供应商按时的参与演出活动场地的布置，复杂的花艺，灯光音响，桁架、舞台搭建这些都需要时间，如果有节目安排，还需要提前预留时间彩排和灯光音响的调试。
３、如果是室外举办演出活动，那么成都演出公司还需要考虑天气状况，是否要搭建帐篷。
４、给演出活动场地租赁方的定金是多少，余款何时支付，如果中途提出不举办演出活动，能否全部退回，还是部分，这些都需要了解清楚。
演出时间的安排
传统习惯主要把演出活动举办的时间选择在吉日，法定节假日，但是演出活动举办当天的气候条件、避开重要纪念日冲突等这些都是需要考虑的。
演出活动的预算
首先，做一个表格把演出活动可能会涉及到的每一项费用都清楚的记录下来，这样可以让演出活动主办方既可以清楚的看到演出活动每每一笔费用，也可以确保在筹备过程中没有任何的疏忽。
写策划书的前期准备：
1、确定大体活动流程：把活动分成几个大块来做。
2、确定时间推进表：安排整体活动工作的进程，拿出详细的时间推进表，对于每一个细化的分工任务都要明确的确定完成时间。
3、根据会员意向确定活动种类、活动方向：可以通过小规模的调查等方式来开展。
4、细化分工，确定详细预案：活动以及活动的前期准备、后期宣传当中应该怎么样去详细的分工，对于每个细化的任务都要分工到负责人，而且要明确任务的要求、要点，并确定活动中每一个细化的板块应该怎么样去作。另外，认为，要明确的就是一个原则：疑人不用，用人不疑。