通常情况下很多年会策划演出公司关于年会设备的保养都是交给专人的，但是这些设备除了在平时不用的时候要注意，在年会策划中使用这些设备的时候也是需要注意。在任何一个年会策划的现场中是一定的需要年会设备的，可以说如果在一场已经策划好的年会活动中没有年会策划演出公司的年会设备，那么这个年会是绝对不能顺利完成的，年会策划演出公司的年会设备的主体是灯光和音效，灯光音效是年会现场的灵魂，不论哪一个因素都只定会比其他的因素更加重要，正如对一个画家而言没有一种颜色会比其他的颜色更加重要，对一个音乐家来说没有一个音符会比其他的音符重要。它们对环境的烘托、人物的塑造以及时空的转换等都起着其他技术手段不可替代的作用。
写策划书的前期准备：
1、确定大体活动流程：把活动分成几个大块来做。
2、确定时间推进表：安排整体活动工作的进程，拿出详细的时间推进表，对于每一个细化的分工任务都要明确的确定完成时间。
3、根据会员意向确定活动种类、活动方向：可以通过小规模的调查等方式来开展。
4、细化分工，确定详细预案：活动以及活动的前期准备、后期宣传当中应该怎么样去详细的分工，对于每个细化的任务都要分工到负责人，而且要明确任务的要求、要点，并确定活动中每一个细化的板块应该怎么样去作。另外，认为，要明确的就是一个原则：疑人不用，用人不疑。
开业是一件非常值得高兴和庆祝的事情，因此在开业的时候可以开展一个庆典活动。因为，开业庆典活动比较的重要，所以也是需要进行活动策划的。不过，开业庆典活动策划和其他的活动策划有区别，一般情况下，开业庆典活动策划需要布置现场以及掌握策划的要点。
活动调性：高品质、新颖、深入记忆 庆典活动策划的核心：
1、高品质的氛围布置：比起以往开业活动中所使用的传统布置，采用更具有品质感的物料
2、完美的执行力：完美执行力度，周全的考虑到活动的每一个细节，让来宾感受到更尊贵、贴心的服务，在来宾心中树立起服务行业的新标杆。例如：针对性的对礼仪小姐进行培训，是来宾能感受到企业的贴心。
3、创意亮点是活动的灵魂，因此我们应让活动的每一个亮点突出其应当发挥的作用、亮点。