视频会议的出现，很大程度上解决了企业执行力低下的问题。通过视频会议，企业可以节约会议的成本，提高会议的效率，不仅可以再本地召开会议，还可以通过网络视频会议来与在外地的差旅人员取得联系，获取新的外地信息，为企业高层的决策提供足够的依据。同样，企业的决策也可以通过视频会议系统对差旅在外的工作人员进行类似现场一样的指导。
视频会议作为现代一种新型的沟通工具改变了我们的办公方式，它可以让我们在不同地域的你我做到身临其境的沟通，改变了以往需要电话、E-mail、异地出差等传统商务沟通模式。通过逼真的音视频互动为企业带来身临其境的会议感受，从而实现各地员工轻松实现“面对面”跨地域的沟通交流，从而节约了时间、资源和费用，提高工作效率，为领导层快速提供决策，让企业在瞬息万变的竞争环境中赢得先机。
灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色类(约3200K)偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像;另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡，并且应选择冷光源，诸如“三色基灯”(R、G、B)效果最佳，避免使用热光源。
学术报告厅型布局 的大屏幕位于正前方，各类人员按照对正常工作的重要程度不同，呈阶梯状排列位置，主要决策领导人员处于最佳的大屏幕观看位置，其余人员次之。席位和屏幕之间，放置发言台，供讲演者用。这种布局适用于领导人员、观摩人员较多的场景。