视频会议系统利用高科技的设备终端进行远程通信连接，从而达到虽远隔万里却能非常近距离的进行会议沟通交流，其实视频会议系统的好处可以体现在企业应用视频会议的多个方面，视频会议系统的好处之一就是有效率，同一件事和以往的处理方式相比，使用视频会议系统决策者得到信息的速度更快，能与更多相关人员交流，从而有更多参与者提供意见和建议。对于突发事件，也能进行更快速的处理，传统的会议交流方式已经不能满足人们对信息的需求，视频会议系统的好处是自然的交流方式，从讲话人的形态、表情等来领会对方的意思，从而好的表达相应的观点，促进和谐交流。
音频通话过程中声音轻
这个主要表现为对方传过来的声音很轻，要很费力才能听清楚对方在讲什么。问题一般出在声音的采集方面，本方可以先测试下自身的扬声器或者喇叭，用本地电脑进行播放测试，看播放的音量是否足够大，如果确定本方音频下行是正常，则可以基本判断问题在于上行，一般可以调整设备输入(录音)音量大小，这需要特别署名，是调节录音音量，实际操作中往往很多人，只会调整喇叭的声音，而不会用录音音量的大小调节。
视频会议过程中能够听到自己的声音
视频会议过程中，发现能够听到自己的声音又传回来了，例如很多手机当用免提的时候，也很容易出现该种情况，这类主要是音频设备没有选择好。虽然现在的视频会议软件都拥有消除回声功能，但是没有一个能够真正将回声消除的，所以还需要后前端的音频设备来匹配，比如艾力特音频的全向麦克风，需要其自带回声消除功能，这样才能确保对方的声音从喇叭出来，不会从产品的拾音部位又传出，导致回声。若由于条件所限，可以降低音频输入设备的灵敏度，增加拾音设备和扬声器，功放的空间距离，减小声音和通过距离效应改善回声。
圆桌会议型布局 可设二到三块屏幕，主屏幕位于圆桌的一端，辅屏幕位于主屏幕两侧，显示屏间夹角视人数而定。领导人员位于圆桌的另一端，处于最佳的观看位置，业务人员或辅助决策领导人员位于圆桌两侧，主要观看本席位正面的屏幕。这种结构有利于领导人员观看大屏幕并与其他成员之间的研讨，但不利于辅助决策领导人员观看其他屏幕，需要通过合理划分显示区域和内容弥补解决。