视频会议的出现，很大程度上解决了企业执行力低下的问题。通过视频会议，企业可以节约会议的成本，提高会议的效率，不仅可以再本地召开会议，还可以通过网络视频会议来与在外地的差旅人员取得联系，获取新的外地信息，为企业高层的决策提供足够的依据。同样，企业的决策也可以通过视频会议系统对差旅在外的工作人员进行类似现场一样的指导。
灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色类(约3200K)偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像;另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡，并且应选择冷光源，诸如“三色基灯”(R、G、B)效果最佳，避免使用热光源。
如何减少会议室的回声和噪音?
a 、为保证声源与吸声效果，室内应该铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装隔音毯、窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑间隔装置。
b、为保证声缘与吸声效果，室内一般需要铺地毯、挂遮光窗帘、配置吸音吊顶、包门等。同时吸声不要过量，避免声音干涩。声音信号输入功率放大器之前，应采用均衡器和反馈抑制器进行处理,以提高声音信号的质量。
c、为减少会议室的回声，使用尽可能少的麦克风，因为麦克风越多，越容易产生回声，引入的背景噪音会越强。
学术报告厅型布局 的大屏幕位于正前方，各类人员按照对正常工作的重要程度不同，呈阶梯状排列位置，主要决策领导人员处于最佳的大屏幕观看位置，其余人员次之。席位和屏幕之间，放置发言台，供讲演者用。这种布局适用于领导人员、观摩人员较多的场景。