注意，分配任务要以人为单位，而不能说某件事“你们几个做”，这样这件事情基本做不好。有几个方向：指挥中心，外联赞助组，现场工作组，宣传媒体组，现场秩序、礼仪接待组、应急人员。打印出权责清单，让每个人看得明明白白。并且，每天碰头一次，及时汇报进展，以便处理各种信息。
活动策划目的以及策划内容：尽量有技巧性的说明主题内容短小精悍，表现方式简单明了，让 人一看一听就很容易明白。另外可适当地加入一些图表。策划主题何以被提出，策划活动何以会进行，又是经过何种程序去完成 等，这些缘起及经过都要加以交待。在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及 由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并 需要满足重要性、可行性、时效性。
在策划活动的时候，首先要根据企业本身的实际问题（包括企业活动的时间、地点、预期投入的费用等）和市场分析的情况（包括竞争对手当前的广告行为分析、目标消费群体分析、消费者心理分析、产品特点分析等）做出准确的判断，并且在进行SWOT分析之后，扬长避短地提取当前重要的，也是当前值得推广的一个主题，而且也只能是一个主题。在一次活动中，不能做所有的事情，只有把一个重要的信息传达给目标消费群体，正所谓“有所为，有所不为”，这样才能把想传达的信息充分地传达给目标消费群体，才能引起受众群关注，并且比较容易地记住你所要表达的信息。
一次活动的成败与否，跟其有否详细的计划和充分的准备密不可分，拟定活动方案就是要让活动变得有计划、有条理，也便于责任部门做好准备。一个可操作性强的活动策划就需要一份可执行性很强的策划方案，所以记住撰写活动策划方案原则是很重要的。