根据活动大小情况，提前预约主持人，与主持人沟通好整个活动主题、，以及整个大概的流程情况，方便主持人提前准备好活动开场白与串词，这样也有足够的时间应对突发情况，未雨绸缪、防患于未然。
大型会议方案紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，按照有关规定和程序合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，使整体的会议安排周密细致、程序规范，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、保卫工作分工安排等内容。
企业年会编排是企业年会中的一个重要环节，目前大多数企业年会均以年会演出节目为主要内容，而年会节目编排则是做好节目内容的关健。好的年会节目编排能够让企业员工花少的时间，达到的效果，让整场年会演出节目意义深刻、风格独特、创意无穷，而不好的年会编排只会让员工感到压力，让整个年会节目枯躁无味，程式化。
企业年会编排针对的是一批非专业的企业员工演员，他们大多没有受过专业培训和练习，主要一点是他们的编排时间非常有限，大多数企业年会安排在年底，他们大多是抽出非常有限的时间，利用工作之余来临时排练的，所以相对简单易学的年会演出节目较适合他们，也比较受他们的青睐。当然简单并非没有新意、没有演出效果，这里说的简单指的是在确保其它效果的基础上的相对简单。