每一个行业都会有论坛峰会策划，一些行业为了塑造其完整性和行业归属性，还会每年举办一次行业内的论坛峰会，让参与者了解每一年行业的走向和规划，并学习一些新知识。会议的规模有大有小，大到两千多，小到一两百人。关于如何成功举办论坛峰会，你必须记住以下几点！
关于会议场所(住宿、晚宴、会议)，我们需要结合各方面的要素来考虑。，会议进行的时间是多长？有些会议只开了，有些会议，与参加者的住宿问题有关者的住宿问题有关。住宿酒店后接近会场，周围设施完善，交通也方便。现场调查预算允许的情况下一定要做。如果有客房饮食需求的话，也一起看的交流内容主要是费用和会场使用的详细情况，什么时候可以设置，现场调查，现场调查预算允许的情况下一定要做。如果有客房饮食需要的话，VIP的话，可以直接离开餐厅吗？VIP之前的餐厅需要多的餐厅吗？
人数不超过100人，当日会议，加前接待欢迎晚宴，加会议当日晚宴，加次日送机。这类，如果会议只是纯室内活动，不需要更换场地，在同一家酒店举行，还能节省一点预算。但是在瀚宇公关所做的相关活动中，欢迎晚宴和会议论坛将会分开，因为参加晚宴的人数不多，比如只有一百人，而第二天的会议可能会有一千人出席，所以在这样的情况下，场地将会分别根据具体情况进行勘查和确认。
在会议场地方面，100-300参会人数可参看酒店大型宴会厅；300-1000参会人数可参看小型剧场(可容纳1000人)、大型会议室(可容纳1000人)和一些酒店宴会厅。若规模超过2000人，通常会使用体育馆、剧院、会展中心等，这些场所与五星级酒店的区别在于需要提前向贵司提出详细方案，特别是来宾安排、活动流程、搭建布置、用电情况，有些场所还需要经过消防审批，甚至人多点还要走公安局备案。这样大的场地，往往不仅仅是开个会而已，可能还有其他环节，如颁奖、表演、演讲等。
会议程(时间、地点、进程、注意事项)是会议的指导性文件，通过确认会议议程，可以更清楚地了解会议前期中期和后期的工作步骤和情况。会议进行的时间，是吗？2天？或者一个星期？在中期会议期间，在哪个时间段做什么事，进行哪个流程。每道工序的细节及注意事项需要与主办单位确认并扣压。对于接待(车辆、礼仪、酒店服务)，车辆接待，活动地点的车辆接待是一件非常麻烦的事，要做好，要有逼格，比你想象的要复杂。贵宾贵宾，专人专车，为体现私密性和专属服务，必须一人一车，车一定要干净!!!除了另一个人需要和其他人共乘一辆车汽车的型号和颜色统一，这样显得显得整齐统一壮观。。
VVIP和VIP的车辆路线，这是很少有人能做到的。如果你想把你的会议做得高端，你必须做好会议体验。这一部分必须提前到会议所在的城市进行路线彩排。从机场到酒店、酒店到会场(如有必要)，从会场到机场的驾驶路线，在客车的大致时间段，分别选择短的路线和不拥堵的路线。彩排时，每辆车都跟着一个人，记录每个十字路口怎么走，共用时间。回去后，选择的路线，制作路线图，作为VIP和VIP车辆司机的训练资料。每个司机都必须按照路线行驶，车辆和嘉宾在路上的时间很容易控制。细致的话，从酒店停车场到酒店正门的路线所需的时间都必须做。上面这些看起来很简单，其实很复杂，租车公司的人必须配合完成路线彩排。我们以前经常花一周时间做路线彩排，选择的路线和备用路线。这是动脑筋，需要麻烦的工作。
接普通客人和媒体的车，要分别开，一般用这辆车的话，中巴不算大巴，必须保证每辆车等候时间不超过30分钟。你需要计算好途中时间、客人和媒体到达时间，确定 shuttlebus数量，所以机票的安排非常重要。一次安排不好就会出现一辆大巴运送一个人的情况。。。
然后是会议场所和酒店，确认停车场，事先给司机训练！什么？什么？公共汽车有时真的很难的车接到人，然后去了酒店。以前酒店说VVIP应该事先和酒店取得房卡，他们一来就直接进入房间。这些水平的上司，他们的房间必须事先准备好，通常酒店有小的欢迎礼物，需要和酒店确认，不行的话就换卡，或者只上卡，礼物由我们自己去。VVIP和VIP的礼物、流程、发言稿、嘉宾证等乱七八糟的东西，请事先放在他们的房间里。这些东西不要准备好。还有花儿!!!在贵宾离店前，请准备好房间里的鲜花，并每日更换。一般的客人，我们通常的做法是在酒店大堂设置一个活动接待台，提前把所有房卡拿到，分别签到(即在桌子上放两张签到牌，一个是客人，一个是媒体，很简单)，客人和媒体都要分别签，拿到资料袋就结束了。本接待台，保证一直都有我们自己的人，因为有些来宾确实是非常聪明的人，杂乱无章的事情不会，请过来问问。服务台的设置是否到位，体现了服务体验。当然，相关的口语和 Q& A也需要提前进行训练。
礼节要事先训练，服装要准备，妆容要统一，妆容包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等，但一般正规、严肃的会议，礼节是不可涂指甲油、染发、戴耳环项链。按要求安排工作。仪式排练是根据不同的活动进行的排练。礼节上需要注意的就是有颁奖环节需要上台，这是一个精心的彩排。接下来是告诉他们，不要让客人看到他们正在玩手机！吃饭喝水都安排在他们的休息区，客人们都不能看到！别随便拿现场的小菜吃了，这太不专业了！
安保，当会议需要安保的时候，说明这个档次一般都不低，安保的话统一着装，发型都要尽量统一。岗位职责基本就是酒店门口接车时间，会议现场时间，宴会现场时间，还有 VVIP休息室到会议现场的通道，还有现场公司临时办公室门口。警卫需要进行语音和 Q& A训练，而不是光站在那里无所事事。一些贵宾需要有全天候的保安陪同，这些保安要经过挑选，形象要好，人也要聪明。
还有一些建筑、场地布局等问题需要看供应商能否理解你想要的场地效果。是朋友或者认识的人找的供应商。如果他们觉得好公司，应该不会差。
