空运公司会有专门的工作人员担任订舱，早些年以纸质书面的方法为主，跟着网络信息化的开展，现在的空运订舱人员大多选用网上订舱的方法，空运订舱需求供给被空运货品的详细信息，包含体积，毛重，货品数量以及外包装的类型（首要包含：纸箱、铁箱、卡板和木箱）。
除了上述信息外，还要写清货品称号（包含中文和英文），假如空运的是大件货品，有必要注明长宽高（单位：厘米），然后确认航空公司的班旗和铺位，假如货主有特殊要求，需求空运订舱人员和航空公司洽谈，终究由航空公司确认是否能够满意货主的特殊要求。
货主在收到空运运单和空运订舱单后，一定要细心核对，货品入库房前需核对好订舱单（AIR BOOKING）-材料。操作员有必要先跟客户核对好发货人、收货人，以及航空公司、英文货名多方面材料。操作员依据航班状况与货品备妥状况组织货品入仓时刻，并做好报关材料联接事宜。叮咛客户要确保货品外包装与之前挂号的共同，并坚持外包装的无缺，防止航空公司拒载，报关材料有无预备完全和有无随机文件。
报关材料和随机文件要随货送到机场或比货先快递到机场报关部。入仓手续的处理接货前预备事项。货入仓机场货站机时，入仓人员要做好入仓用的"邮寄书"、安全证明书、空运标签，货品到仓后，查看货品无缺后即可在货品的外包装上贴标签，量尺度，过磅。并记录下来保存好。